🔁 Monatlicher Workflow
Der monatliche Rechnungslauf ist ein teilweise manueller Prozess der jeweils am Anfang des Folgemonats durchgeführt werden muss.
Diese manuellen Schritte sind bewusst so gewählt, damit du die erstellen Rechnungen nochmals kontrollieren kannst. Anschließend kannst du die Rechnungen über die Zemtu Plattform erstellen.
Jeweils zu Beginn des Folgemonats wird automatisch ein Rechnungslauf erstellt. Dieser Rechnungslauf erstellt die Monatsrechnungen die dann anschließend versendet werden können.
Zum Versenden der Rechnungen müssen diese Schritte durchgeführt werden:
- Klicke auf den Menüpunkt Rechnungsläufe: https://<deine-organisation>.zemtu.com/admin/billing/invoicerun/
- Öffne den Rechnungslauf und klicke auf Rechnungen. Anschließend werden alle Rechnungen des ausgewählten Monats angezeigt. Wenn du Instant-Payment verwendest sind die Rechnungen teilweise schon bezahlt. Warum gibt es Rechnungen mit einer Summe von 0,00? Wenn du einen Tarif ohne monatliche Kosten erstellt hast werden solche Rechnungen erstellt. Wenn du möchtest kannst du diese Rechnungen als Information an deine Kunden senden. Ansonsten einfach ignorieren.
- Filtere nach: Zahlungsstatus: “Unbekannt” Es werden dir nun alle unbezahlten Rechnungen angezeigt.
- Anschließend kannst du die gewünschten Rechnungen vorne anhaken und dann die folgenden Aktion in dieser Reihenfolge ausführen:
- “Erstelle Rechnungsentwürfe für selektierte Rechnungen” Damit werden die Rechnungen als Entwürfe in deinem Stripe Account erstellt. Optional kannst du anschließend in deiner Stripe Oberfläche die erstellten Rechnungsentwürfe überblicksmäßig prüfen.
- “Buche und versende Rechnungsentwürfe für selektierte Rechnungen” Damit werden die Rechnungsentwürfe zu Rechnungen konvertiert, mit Rechnungsnummern versehen und direkt an den jeweiligen Kunden versendet.
Dieser Prozess muss jeden Monat durchgeführt werden.